Khi bạn gặp tình huống email gửi từ Odoo bị rơi vào thư mục spam/junk của Gmail, trong khi cùng một tài khoản gửi từ ứng dụng email trên một ứng dụng Mail khác lại không bị, đây là một vấn đề phổ biến mà nhiều người dùng Odoo đang gặp phải. Bài viết này sẽ giải thích các nguyên nhân và đề xuất giải pháp cho vấn đề này.
Nguyên nhân email từ Odoo bị đánh dấu là thư rác
Vấn đề về xác thực email
Khi gửi email qua Odoo, có thể xảy ra vấn đề với các cơ chế xác thực email:
- SPF, DKIM và DMARC không đúng cách: Đây là ba cơ chế xác thực email chính để máy chủ nhận xác minh tính xác thực của email gửi đi. Nếu thiếu hoặc cấu hình không đúng, email có thể bị đánh dấu là spam.
- Cơ chế gửi của Odoo khác với ứng dụng email thông thường: Khi bạn gửi qua Odoo, thực tế hệ thống đang sử dụng một tài khoản trung gian (thường là catchall@domain.com) để gửi thư, sau đó chỉ thay đổi thông tin người gửi thành email của bạn. Gmail có thể phát hiện sự không khớp này.
Cơ chế hoạt động và định dạng email
- Header và footer mặc định của Odoo: Odoo thêm các thông tin tiêu đề và chân trang vào email, có thể chứa các yếu tố làm tăng điểm nhận diện spam[5].
- Hyperlink trong nội dung: Gmail rất nhạy cảm với các email chứa nhiều liên kết, đặc biệt là trong chữ ký email.
Vấn đề về uy tín IP và tên miền
- IP chia sẻ: Nếu bạn đang sử dụng Odoo SaaS hoặc Odoo.sh, bạn đang chia sẻ IP với nhiều người dùng khác. Nếu có người dùng gửi spam từ cùng IP, điều này ảnh hưởng đến tất cả người dùng.
- Tên miền bị đánh giá thấp: Nếu tên miền của bạn đã từng bị "nhúng chàm" (có lịch sử gửi spam hoặc bị báo cáo là spam), điều này sẽ ảnh hưởng đến điểm uy tín của email.
Vấn đề từ phía Odoo
Nhiều người dùng Odoo báo cáo vấn đề tương tự bắt đầu từ đầu năm 2025, và có vẻ như đây là vấn đề từ phía Odoo đang được công ty giải quyết:
- Một người dùng Reddit chia sẻ: "Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2025, email được tạo từ Odoo, chẳng hạn như báo giá và hóa đơn, đã bị chuyển vào thư mục spam đối với người dùng Gmail và bị gắn cờ là lừa đảo trong Exchange".
- Một bình luận khác cho biết: "Thật không may, đây là một vấn đề phổ biến ảnh hưởng đến tất cả cơ sở dữ liệu Odoo, bao gồm cả hệ thống nội bộ của họ, mà họ đã khắc phục gần đây".
Giải pháp khắc phục
1. Cấu hình SPF, DKIM và DMARC đúng cách
- Cấu hình SPF: Thêm bản ghi TXT với giá trị v=spf1 include:_spf.odoo.com ~all vào DNS của tên miền.
- Cấu hình DKIM: Đảm bảo bạn đã cấu hình DKIM đúng cách theo hướng dẫn của Odoo.
- Cấu hình DMARC: Thêm bản ghi DMARC, ví dụ: v=DMARC1; p=reject; adkim=r; aspf=s; sp=none.
2. Sử dụng dịch vụ SMTP bên thứ ba
Một số chuyên gia khuyên nên sử dụng dịch vụ SMTP chuyên nghiệp như Postmark hoặc Resend thay vì kết nối trực tiếp với Gmail hoặc Office365:
"Cách tốt nhất để đảm bảo email được gửi đi một cách đáng tin cậy là sử dụng dịch vụ SMTP của bên thứ ba được ủy quyền để gửi email thay mặt bạn."
3. Tùy chỉnh template email trong Odoo
- Loại bỏ logo và "powered by Odoo": Bạn có thể chỉnh sửa template email để loại bỏ các yếu tố này, giảm khả năng bị đánh dấu là spam.
- Giảm thiểu hyperlink: Hạn chế sử dụng các liên kết trong nội dung email, đặc biệt là trong chữ ký.
4. Báo cáo vấn đề với Google
Nếu bạn đã thực hiện tất cả các bước trên mà vẫn gặp vấn đề, hãy báo cáo với Google qua form: https://support.google.com/mail/contact/bulk_send_new. Điều này có thể giúp Google điều chỉnh bộ lọc của họ để nhận ra email của bạn là hợp pháp.
5. Kiểm tra IP server mail
Đảm bảo IP server mail của bạn không nằm trong danh sách đen (blacklist) của các tổ chức chống spam quốc tế.
Kết luận
Sự khác biệt giữa việc gửi email từ ứng dụng mail trên Macbook và từ Odoo nằm ở cơ chế gửi và xác thực. Khi gửi từ ứng dụng mail trên Macbook, bạn đang kết nối trực tiếp với máy chủ email của nhà cung cấp với đầy đủ thông tin xác thực. Trong khi đó, Odoo sử dụng một cơ chế khác, có thể ảnh hưởng đến cách Gmail đánh giá tính xác thực của email.
Vấn đề này dường như cũng đang được Odoo công nhận và nỗ lực khắc phục. Trong khi chờ đợi giải pháp chính thức từ Odoo, việc thực hiện các biện pháp trên có thể giúp cải thiện tình hình và giảm thiểu khả năng email của bạn bị đánh dấu là spam.